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8 dicas para organizar os processos financeiros da sua empresa

Quando o assunto é a organização dos processos financeiro, grande parte dos empreendedores buscam caminhos para otimizar o seu setor financeiro.

A organização é essencial para que a empresa tenha controle das contas, despesas, melhor previsibilidade financeira, entre outras vantagens.

Organizar Processos Financeiros

Esse cuidado com o setor financeiro não é uma novidade, mas ainda existem negócios que enfrentam problemas no momento de se organizar. Como, por exemplo, ter as finanças pessoais misturadas com as corporativas ou não ter indicadores financeiros.

Para esses casos, onde o processo financeiro não está bem estruturado, separamos 8 dicas de como organizar e otimizar os processos financeiros de uma empresa.

Boa leitura!

Quais são os processos financeiros de uma empresa?

Antes de elencarmos as dicas para organizar os processos financeiros, vamos entender quais são eles:

  • Controle do Fluxo de Caixa: é o registro de todas as movimentações financeiras da empresa. Esse controle permite prever as entradas e saídas de dinheiro, que influenciam no investimento de recursos e planejamento do negócio.
  • Gestão de Contas a Pagar e a Receber: Essa gestão controla as entradas e saídas de dinheiro, atividade que dá suporte ao fluxo de caixa.
  • Gestão Orçamentária: Esse processo melhora a rentabilidade, pois trabalha com as receitas e despesas que a empresa espera em determinado período de tempo.
  • Captação de Recursos: É uma atividade que busca bancos ou fornecedores para o caixa do negócio. Por ela é alinhada a finalidade da captação e qual será o seu retorno.
  • Faturamento: Esse processo é um dos mais importantes. Ele é quem emite e confere as notas fiscais, vendas, estoque e gerencia o contas a pagar e a receber.
  • Controle e Administração de Estoque: Garante o fluxo de trabalho na produção e vendas da empresa. Esse processo controla financeiramente as entradas e saídas dos produtos, registrando e fiscalizando.
  • Demonstração de Resultados: Unifica e cruza as receitas, custos e resultados. Esse processo trabalha com o resultado líquido da empresa, analisando os lucros e as perdas.
  • Controle Patrimonial: Processo que mantém as informações atualizadas e relatórios de todo o patrimônio, ou seja, dos ativos tangíveis e intangíveis da empresa.
  • Gestão de Crédito e Cobrança: Garante que a empresa receba todos os pagamentos adequadamente, evitando inadimplentes e cuidando da saúde do fluxo de caixa.
Agora que vimos os principais processos que envolvem o financeiro, vamos seguir com as dicas para a organização dos processos financeiros:

Guia definitivo para organizar a sua empresa

1- Separe as contas pessoais das empresariais

Esse é um erro que ainda acontece e muitos empreendedores - principalmente de pequenas empresas cometem - misturam as contas pessoais com as contas empresariais.

A organização é fundamental para qualquer negócio, ainda mais no seu começo. O quanto antes o empreendedor separar as despesas, melhor será.

Sempre será recomendada a avaliação de um cartão corporativo para que os gastos da empresa fiquem em contas correntes diferentes. Isso evita que aconteçam gastos desnecessários e não prejudique o crescimento do negócio.

2- Tenha um planejamento financeiro

O planejamento financeiro é outra prática fundamental para a organização da empresa. Ele permite que o empreendedor preveja toda entrada e saída de dinheiro do seu negócio, visualizando cenários em curto, médio e longo prazo.

Além disso, ter conhecimento da previsão de faturamento para os próximos meses, auxilia o empreendedor na tomada de decisões assertivas, ao traçar as metas corporativas e ter visão de futuro da empresa.

3- Conheça os prazos e vencimentos de contas

Falamos anteriormente que ter a previsão de toda a entrada e saída de dinheiro é fundamental para o planejamento financeiro. E ter controle dos prazos de vencimentos dos pagamentos e recebimentos é um complemento indispensável nos seus processos financeiros.

Um bom gestor e empreendedor sabe que ter o controle do caixa e desses prazos evita dívidas, juros e multas. Facilitando identificar qualquer inconsistência.

4- Negocie boas condições de pagamento

Procure bons fornecedores que atendam às suas necessidades e faça a avaliação das melhores opções e condições de pagamento para o seu setor financeiro.

Essa possibilidade de negociar valores, parcelamentos e prazos evitam que a empresa tenha que efetuar pagamentos significativos de uma única vez.

5- Cobre clientes devedores

Nenhum empreendedor quer trabalhar com clientes que deixam de pagar as contas, mas em qualquer negócio, podem existir casos de clientes que tornam isso frequente.

Nós queremos passar a importância dessa dica, já que se o dinheiro da empresa está saindo e não entra no volume esperado, compromete totalmente o fluxo de caixa.

É preciso ter controle dos clientes inadimplentes e fazer ligações dias antes do próximo vencimento, lembrando o cliente da sua dívida. Se o comportamento continua, aplique multas altas.

Toda vez que o empreendedor notar que o cliente não resolve as suas pendências e a dívida está cada vez mais alta, a empresa deve notificar o cliente e caso a quitação não for resolvida, os cadastros serão inseridos no SPC e Serasa.

E em último caso, se o cliente mesmo assim não quitar a dívida, a empresa poderá entrar na justiça.

6- Defina um orçamento anual

O controle da gestão orçamentária evita instabilidades e antecipa como serão aplicados os recursos nos períodos estabelecidos.

Um orçamento anual é ideal para definir o uso dos investimentos sem que prejudique a saúde financeira do negócio. A empresa continuará contratando e investindo em pessoas, fornecedores, ferramentas, serviços e estrutura. Apenas passará a ter controle maior sobre isso.

É importante nessa definição orçamentária realizar reuniões com os responsáveis de cada setor, alinhando os valores que serão investidos e os seus objetivos. Isso ajuda a entender se eles estão alinhados com os objetivos do negócio.

A empresa passa a ter uma gestão eficaz do orçamento de cada setor, prevendo cenários e possíveis imprevistos.

7- Realize a gestão de fornecedores

Os fornecedores são responsáveis por enviar insumos, materiais ou fornecer serviços para que as atividades do negócio funcione corretamente.

É importante que a empresa faça o mapeamento de todo o seu fluxo produtivo e quais são os seus fornecedores, já que qualquer atraso ou entrega danificada poderia afetar toda a sua produção. E consequentemente, as vendas do negócio.

Isso melhora a maneira de analisar os parceiros e estreitar relações com os mais organizados e comprometidos com as entregas.

8- Conte com o apoio da tecnologia

A tecnologia se tornou uma grande aliada para a gestão financeira das empresas, agilizando e minimizando os erros nas operações. Além do aumento na produtividade do setor.

Um empreendedor contrata profissionais competentes e experientes para que esse conhecimento seja aplicado no crescimento do negócio, não em processos manuais ou que demandam tempo. Atividades que a tecnologia já consegue executar e resolver hoje.

E quando falamos de tecnologia, não é sobre uma planilha no Excel, ela está longe de atender as necessidades da sua empresa. Falamos de um sistema de gestão completo, automatizado e que integre todas as informações das finanças do seu negócio.

Cada etapa do processo financeiro da empresa pode ser acompanhado por uma tecnologia adequada à empresa.

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