Como manter os seus processos contábeis otimizados para 2023

Você sabe qual é a importância dos processos contábeis em uma empresa?

Se uma organização não entende completamente o impacto estratégico de uma gestão eficaz, que envolve operações e processos, no mínimo está perdendo a oportunidade de se tornar mais competitiva.

A gestão de processos em contabilidade atrai hoje muito mais atenção do que há alguns anos. Ela tem impacto tanto de curto quanto de longo prazo nos custos, receitas, riscos e investimentos.

Dessa forma, cada uma das fases contábeis de uma empresa pode ser dividida em diferentes atividades, que precisam ser bem gerenciadas para se alcançar os resultados esperados.

Sabendo disso, leia este artigo até o final para esclarecer as suas dúvidas sobre o tema.

O que são processos contábeis?

Os processos contábeis se caracterizam pelo ciclo que acontece entre a ocorrência, o registro e o processamento das transações financeiras de uma organização.

Portanto, abrangem um conjunto de atividades detalhadas a respeito do recebimento, cobrança e pagamento de bens e serviços.

Eles orientam o trabalho da empresa para os objetivos que foram definidos durante a fase de planejamento. Para isso, utilizam-se critérios específicos, que medem inclusive o desvio dos resultados em relação às metas propostas.

Nesse sentido, consiste também no conjunto de processos e ferramentas com os quais os dados são coletados, representados e analisados.

E as informações reunidas servem como suporte para que a empresa tome decisões operacionais e estratégicas.

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Passo a passo de como manter os processos contábeis otimizados

Depois de entender o que são processos contábeis, você já sabe que são necessários métodos para manter as finanças da sua empresa em dia e de acordo com as normas vigentes. Então, confira a seguir como esses processos podem ser otimizados na empresa.

1. Prioridades do negócio

Talvez você já tenha ouvido falar do princípio de Pareto. Ele diz que “80% dos efeitos derivam de apenas 20% de todas as causas”. Na prática, 80% do resultado é obtido com 20% do tempo, do esforço ou das operações.

Por isso mesmo é tão relevante definir as prioridades do negócio. Por exemplo, os esforços de 20% da equipe de uma empresa podem gerar 80% dos lucros. 20% dos clientes podem gerar 80% da receita. 

Logo, este princípio pode ser aplicado em diversos contextos nas empresas, inclusive no que se refere às operações contábeis. 

2. Mapeamento

Para mapear os processos, deve-se criar um fluxograma, que defina claramente cada ação nos fluxos operacionais que formam todo o processo a ser mapeado.

O mapeamento ajuda a compreender claramente os processos, pois permite uma visualização de todo o caminho a ser observado na área contábil.

Entre as vantagens, podemos mencionar:

• Documentação facilmente identificável.
• Facilidade de entendimento de entrada e saída de recursos.
• Trazer à tona problemas de negócios.
• Estabelecer funções e tarefas adequadamente.
• Distribuir adequadamente as atividades da empresa.
• Identificar os problemas que atrapalham o crescimento dos negócios.
• Permitir decisões mais bem fundamentadas.

O mapeamento fornece uma representação de todas as atividades, identificadas por meio de uma sequência temporal ou por cores diferentes para facilitar a visualização.

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3. Modelagem dos processos

A modelagem de processos consiste na escolha de como será a formalização e o desenho da execução das tarefas, com todo o passo a passo a ser seguido pela equipe contábil.

Essa modelagem pode se materializar, por exemplo, por meio de diagramas, checklists e mapas mentais.

O ideal é que seja simples de assimilar e intuitivo, sem grandes burocracias, para garantir o fácil entendimento e garantir o cumprimento do que está previsto.

4. Identificar pontos de melhorias

Quando as prioridades já estão definidas, é possível verificar com os processos contábeis quais são os pontos que precisam ser melhorados para que haja um equilíbrio orçamentário e para trazer maior lucratividade para a empresa.

Para detectar quais são as melhorias a serem realizadas, é preciso:

• Mensurar os resultados alcançados ao longo do ano, avaliando o grau de equilíbrio e rentabilidade da empresa para traçar as ações necessárias.
• Realizar comparações temporais do desempenho da empresa, ou seja, que podem ser realizadas em diferentes demonstrações financeiras anuais.
• Verificar as possibilidades de obter empréstimos em instituições financeiras.
• Melhorar a reputação perante os stakeholders (financiadores, fornecedores, potenciais acionistas), garantindo a continuidade do negócio.
• Comparar dados com o desempenho dos concorrentes, para identificar a direção em que o mercado está indo. E, consequentemente, definir escolhas estratégicas de alto valor agregado.

5. Compartilhar informações

A comunicação interna na empresa ajuda a construir uma rede de informação compartilhada entre diversos departamentos, entre a direção e os colaboradores e, também, dentro de um mesmo setor.

É bastante útil para que todos saibam as finalidades e os objetivos da organização.

Dessa forma, evita erros por falta de comunicação e é estratégica para todas as empresas, mesmo que tenham poucos funcionários.

Se não há compartilhamento de visão, valores, estratégia, ferramentas de trabalho, como as ações podem ser integradas para alcançar um fim comum?

Além de agilizar os procedimentos internos, compartilhar informações permite soluções mais rápidas, propicia a simplificação de etapas e favorece a adoção de atitudes proativas.

6. Identificar e eliminar gargalos 

Quando existe um gargalo na gestão do negócio, significa que há um ponto de congestionamento que gera atrasos e custa tempo e recursos à empresa.

Para que a organização funcione com eficácia, é essencial encontrar uma maneira de superar esses gargalos.

E uma das maneiras para gerenciá-los é tendo uma melhor visibilidade dos processos contábeis.

Isso permite, por exemplo, obter informações antecipadas sobre registros contábeis de operações, mudanças nos prazos de pagamentos, sobre a necessidade de uma nova tecnologia ou troca de equipamento, a disponibilidade para treinar funcionários ou contratar novos, entre outros.

Além disso, proporciona maior segurança até mesmo se houver fatores externos imprevistos, como alterações na conjuntura econômica e do mercado.

7. Gestão eficiente

Pelo conceito de Contabilidade Lean, ou Contabilidade Enxuta, busca-se um modelo de produção que visa alcançar a excelência operacional.

Ou seja, minimizando desperdícios e maximizando a exploração dos recursos disponíveis com os processos de operações contábeis.

A filosofia por trás da produção enxuta diz respeito diretamente aos processos e à governança corporativa.

O objetivo é criar processos padronizados e eficientes nas operações contábeis. Na Contabilidade Lean, os custos são alocados e controlados por fluxo de valor (Value Stream).

8. Automatização de processos

A automatização de processos tem a vantagem de consolidar o acompanhamento de tarefas que precisam ser feitas automaticamente e de forma mais veloz e efetiva.

Assim, é possível registrar informações em bancos de dados e softwares que impedem falhas humanas e aceleram os procedimentos.

Inclusive, são úteis para manter os detalhes regulatórios e de arquivamento sob controle e garantir que toda a situação da empresa esteja sempre regular.

Qual é a importância dos processos contábeis?

A otimização de processos contábeis permite reduzir os custos com uma maior eficiência.

O custo nunca é totalmente desprovido de importância para a empresa, certo? Então, saber geri-los da forma correta evita gastos desnecessários.

Outra vantagem é elevar as receitas. Com um planejamento adequado, e com as finanças controladas, a empresa terá parâmetros para suas estratégias de crescimento ao longo do tempo.

E, por fim, as operações contábeis afetam diretamente a confiabilidade e a flexibilidade do negócio.

Ou seja, ela pode reduzir os riscos e imprevisibilidade, além de contribuir para que a empresa encontre novas oportunidades e permaneça competitiva no mercado.

Então, você já sabia da relevância de manter os processos contábeis otimizados? Sua contabilidade está executando da melhor forma as suas informações? Podemos te apoiar a entender isso! Entre em contato conosco para falar com um de nossos especialistas!