Dicas para organizar o faturamento da sua empresa

Gerenciar recebimentos e pagamentos de forma organizada pode determinar o sucesso ou o fracasso de um negócio. Por isso, vamos falar neste artigo sobre como organizar o faturamento da sua empresa.

A gestão das finanças é uma atividade indispensável, na qual o fluxo de caixa é composto de recebimentos resultantes de vendas, empréstimos ou retornos de investimentos, e também pagamentos de serviços, suprimentos e impostos.

Não ter uma correta gestão pode levar a vários problemas, como ficar sem liquidez e não conseguir pagar fornecedores ou comprar mercadorias.

Para entender melhor o tema, continue lendo.

Por que é importante organizar o faturamento da empresa?

A gestão de pagamentos, assim como a gestão de cobranças, é um procedimento fundamental para equilibrar as contas ao longo dos meses de um negócio.

Se você deseja estabelecer bases sólidas para o crescimento da sua empresa, um dos pilares é, com certeza, ter um bom panorama do faturamento. 

Afinal, apenas dessa forma você terá uma visão sobre a saúde financeira da empresa.

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Entenda como organizar o faturamento da sua empresa

Antes de tudo, não basta manter as contas em ordem.

É importante verificar os pagamentos de clientes e fornecedores, manter o fluxo de caixa sob controle, fechar as faturas pagas, entre outros.

O processo é complexo, mas gerenciá-lo com eficiência permite otimizar o tempo e os recursos econômicos.

Pensando nisso, confira a seguir o passo a passo de como organizar o faturamento da sua empresa.

Separe as contas pessoais e as da empresa

Em empresas que estão no início de suas atividades, em especial as que têm como dono um único gestor, é comum não fazer uma separação das contas pessoais com as do negócio.

No entanto, isso pode trazer consequências negativas.

Por exemplo, situações de as contas não “fecharem” e a falta de transparência. E, ainda, confusão até mesmo para prestar contas ao declarar imposto de renda, por exemplo.

Estabeleça prioridades

Uma maneira eficaz de estabelecer prioridades é por meio da matriz de Eisenhower.

Ela trabalha com a avaliação das atividades de acordo com quatro critérios que permitem maximizar a produtividade pessoal e empresarial.

Muitas vezes há dificuldade em separar o que é importante e o que é urgente.

Nesse sentido, a matriz de Eisenhower consiste em quatro quadrantes distribuídos em:

• Urgente / Importante
• Não Urgente/Importante
• Urgente / Não importante
• Não urgente / Não importante

Lembre-se das pequenas despesas

Para entender como organizar o faturamento da empresa, é preciso lembrar também das pequenas despesas e não ignorá-las.

Todas as entradas e saídas precisam ser registradas, para garantir precisão e para que o orçamento seja fidedigno.

Por isso, é importante fazer uma revisão regular dos gastos para entender quais custos estão afetando as margens de lucratividade e avaliar se é necessário reduzi-los ou eliminá-los.

Sem o correto registro, essa análise fica prejudicada.

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Atente-se aos vencimentos

A gestão eficaz do fluxo de caixa representa um dos desafios mais importantes para empreendedores.

Por um lado, permite monitorar receitas e despesas atuais e futuras para traçar um correto planejamento de longo prazo.

Por outro lado, garante que os recursos disponíveis sejam suficientes para fazer face a despesas ou custos inesperados, sem afetar o equilíbrio financeiro da empresa.

Dessa forma, ao ter completa ciência dos vencimentos, evita-se que a empresa entre em dívidas.

E, consequentemente, evita-se também um efeito dominó que pode originar questões críticas como, por exemplo, a interrupção das relações com fornecedores.

Determine um orçamento anual

Este é outro ponto primordial para quem quer entender como organizar o faturamento da empresa.

O fluxo de caixa está diretamente ligado ao equilíbrio econômico da empresa e permite medir sua capacidade de controle do capital.

Com um orçamento anual bem definido, a empresa não corre o risco de ter problemas ao enfrentar despesas inesperadas.

Ou, ainda, continuar a sustentar a sua atividade num contexto de cenários macroeconômicos desfavoráveis.

Acompanhe relatórios e faça projeções

Para calcular o estado de equilíbrio financeiro de uma empresa, podemos prever a posição financeira líquida de curto, médio e longo prazo por meio de relatórios e projeções.

Em outras palavras, é possível entender como arcar com as despesas em diferentes períodos utilizando os recursos econômicos que já se possui, bem como fazer novas previsões de empréstimos ou investimentos futuros.

Se a empresa estiver em uma posição economicamente frágil, os relatórios são imprescindíveis para avaliar como agir e minimizar perdas.

Negocie com fornecedores e bancos

Como organizar o faturamento da sua empresa nesse caso?

No início das atividades empresariais, e mesmo quando o negócio já está consolidado, negociar taxas e valores com fornecedores e bancos trará muitas vantagens para o negócio.

Além de poupar recursos, estabelecem-se relações sólidas, credíveis e de longo prazo.

Para construir um relacionamento proveitoso e duradouro com fornecedores e bancos, é válido estabelecer uma situação ganha-ganha, em que todas as partes envolvidas possam se beneficiar.

Então, sempre faça uma contraproposta ao fornecedor ou ao banco, para entender quais são suas expectativas e quanto ele está disposto a movimentar em relação ao valor inicial da oferta.

Além disso, uma vez fechado o acordo, é importante haver um contrato. Isso permite que ambas as partes entendam os termos negociados.

Acompanhe o estoque e suas movimentações

Para evitar o desperdício de matérias-primas, é preciso ter uma boa gestão do estoque e das movimentações.

O motivo é que a falta dessa gestão traz um custo elevado para a empresa.

Um estoque organizado garante o correto fluxo produtivo, bem como a entrega dos produtos aos consumidores finais que realizam a compra dos produtos.

Faça bom uso da tecnologia

Para saber como organizar o faturamento da sua empresa, não podemos ignorar a tecnologia.

A ciência percorreu um longo caminho até que chegássemos ao atual cenário em que ela desempenha um papel relevante nos negócios e na vida empresarial.

Hoje existem softwares e plataformas online que utilizam IA ( Inteligência Artificial) para lidar com diversos processos e funções da empresa.

Essas funcionalidades oferecem possibilidades de integração entre fluxos de trabalho e minimizam falhas que poderiam ser causadas por erros humanos.

Além disso, permitem identificar erros, gargalos e lacunas a serem eliminados.

Contrate um bom contador

Apesar do avanço tecnológico atual, ter um contador é indispensável, pois existem muitas atividades que apenas seres humanos podem desempenhar.

Mas por que o contador é uma figura profissional que não pode faltar em uma empresa?

Ele assegura que o negócio esteja em dia com as obrigações legais e fiscais, além de garantir o correto balanço das contas.

Dentre as principais funções do contador, podemos listar a prestação de contas da empresa para apuração dos resultados empresariais, o acompanhamento dos fluxos financeiros, elaboração de relatórios periódicos e o adequado pagamento de impostos.

Logo, ele trabalha com questões tributárias e comerciais.

A função do contador também consiste em analisar, examinar e verificar a saúde financeira do negócio.

Outro papel é garantir a maximização dos lucros da empresa minimizando as despesas.

Podemos resumir da seguinte forma o trabalho deste profissional:

• documentar relatórios financeiros para clientes;
• auditar documentos;
• analisar lucros e despesas;
• gerenciar contabilidade geral e a conformidade fiscal;
• registrar documentos contábeis;
• gerenciar registros financeiros, sistemas e orçamentos;
• aconselhar os clientes em questões financeiras, como redução de custos e insolvências;
• comunicar qualquer irregularidade;
• assegurando o cumprimento da regulamentação em vigor;
• revisar contas;
• supervisionar os cronogramas de pagamento;
• outros.

Agora você já sabe como organizar o faturamento da sua empresa.

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