BPO Financeiro: Saiba tudo neste artigo completo

Se você é uma pessoa que busca melhores soluções para a sua empresa sabe que assuntos relacionados à gestão financeira são complexos. Mas também sabe que existem serviços de terceirização que simplificam os seus desafios.

O BPO Financeiro se torna um ótimo custo/benefício para empresas que buscam otimizar a maneira como gerenciam o seu financeiro e precisam de apoio para otimizar a execução dos seus processos.

Esse serviço possibilita que você conte com uma empresa especializada cuidando das tarefas do seu dia a dia como contas a pagar e a receber, conciliação bancária, emissão de notas fiscais, relatórios financeiros, entre outras atividades.

É natural que apareçam dúvidas relacionadas ao quanto esse serviço agregaria para a sua empresa ou o quanto facilitaria a sua gestão, mas as respostas serão encontradas conforme entendermos como age um BPO. Além disso, é importante que você entenda em quais pontos estão os seus principais desafios financeiros hoje. Por exemplo:

- Quantas vezes você perdeu prazos de pagamentos e teve prejuízo com multas e juros?
- O seu ERP está com informações incorretas e desatualizadas?
- Existe um atraso no envio das informações corretas para a sua contabilidade? Ou há uma dúvida se a sua contabilidade executa bem o trabalho?

Se ao ler este artigo você identificar que existem pontos críticos, é bom ligar o sinal de alerta. O financeiro de uma empresa precisa de atenção redobrada para que as suas demandas sejam administradas e executadas corretamente, caso contrário, a saúde financeira será prejudicada.

O que iremos abordar neste artigo:

1. O que é BPO Financeiro?
2. Quais são os serviços de um BPO Financeiro?
3. Como saber se você precisa de um BPO Financeiro?
4. Quais são as etapas e entregas de um BPO financeiro?
5. Quais são as vantagens em contratar um BPO financeiro?
6. Quanto custa o serviço de um BPO Financeiro?
7. Sobre o BPO Financeiro da Sinapse Finance

Boa leitura!

O que é BPO Financeiro?

A sigla BPO é originada do inglês Business Process Outsourcing, que traduzimos para “terceirização de processos de negócio”. É uma tendência para as áreas administrativas de um negócio, como o Financeiro, RH e Jurídico.

O BPO Financeiro é a terceirização da gestão financeira de um negócio, ou seja, os processos e rotinas financeiras passam a ser gerenciadas externamente por uma empresa especializada.

Um dos grandes benefícios dessa solução é a simplificação das atividades, principalmente quando falamos de empresas de pequeno e médio porte que contam com times reduzidos ou menos estruturados.

Além disso, um BPO Financeiro retorna as informações em relatórios e dashboards que enriquecem as análises e servem de apoio para a tomada de decisão com qualidade e segurança. Sem contar na economia e ganho de tempo que você e a sua equipe passam a ter para focar em estratégias de crescimento.

Quais são os serviços de um BPO Financeiro?

Cada empresa possui os seus desafios, necessidades e têm seu porte, mas para ajudar a entender ainda mais como um BPO agrega valor e otimiza os processos financeiros da sua empresa, é importante vermos quais são os principais serviços que fazem parte dele:

• Faturamento e contas a receber
• Contas a pagar
• Interface com a contabilidade
• Acompanhamento de caixa
• Emissão de boletos e notas fiscais
• Conciliação de caixa
• Gestão de aplicações financeiras

Lembrando que é importante especificar todas as atividades que a sua empresa pretende terceirizar, assim o modelo de BPO Financeiro será aderente e atenderá com eficácia todas as suas necessidades.

Leia também: Contas a pagar e receber: como fazer esse controle na sua empresa

Como saber se você precisa de um BPO Financeiro?

Para identificar a necessidade de um BPO é importante entender alguns pontos que possam ser críticos para o crescimento saudável da sua empresa.

Mapeie todos os processos que não são executados corretamente, como as rotinas manuais e operacionais que demandam o tempo da sua equipe e todas as atividades que comprometam o funcionamento eficaz do seu financeiro.

Além disso, existem sinais estruturais que também facilitam entender a necessidade de um BPO:

• Você possui um time financeiro interno reduzido e algumas funções estão ausentes;
• É difícil manter os seus processos financeiros eficientes e as informações organizadas, além de não conseguir dar a devida atenção;
• O setor financeiro não acompanha o crescimento da empresa, muitas vezes por não ter uma equipe adequada para os processos;
• Ausência de um gestor ou diretor com conhecimento técnico da área para a coleta de informações atualizadas na tomada de decisões.

Se você se identifica com todas ou algumas dessas observações, é o momento de evitar que esses erros constantes tragam problemas futuros para a saúde financeira da sua empresa.

Um BPO mapeia todos esses processos e especifica as melhores formas de resolver em conjunto cada etapa, desde a organização das suas informações de forma integrada, a automação de processos e o apoio na tomada de decisões.

Leia também: 8 dicas para organizar os processos financeiros da sua empresa

Quais são as etapas e entregas de um BPO financeiro?

O BPO Financeiro possui uma metodologia de trabalho que pode variar de acordo com as empresas que prestam esse serviço. Aqui na Sinapse Finance, por exemplo, utilizamos uma metodologia exclusiva somada a tecnologia própria.

E não basta apenas ter uma metodologia, todas as etapas que são realizadas precisam entregar resultados que gerem valor para você e sua empresa.

1. Diagnóstico dos processos financeiros e organização do banco de dados

A primeira etapa envolve uma imersão dentro da rotina financeira da sua empresa. É o momento de conhecer e entender todos os processos, como as informações estão organizadas, quais sistemas e softwares utiliza, entre outras análises que são importantes para verificar como o seu financeiro realiza as rotinas e coleta as informações.

O objetivo é verificar pontos de melhoria e sugerir mudanças que atendam as suas necessidades. Por essa etapa ser feita no início e uma única vez, é importante realizá-la com qualidade e sempre atento aos detalhes do que foram estipulados em contrato.

Entre essas mudanças podem estar:

• O desenho de novas rotinas e processos;
• A digitalização dos seus documentos financeiros;
• A definição de ferramentas, integrações e automatizações de processos;
• Entre outros.

A etapa de diagnóstico e organização dos dados inclui testes para verificar se todos os processos definidos estão funcionando da melhor forma. O intuito é sempre corrigir no início com esses testes para que as próximas etapas já sejam de resultados positivos para o seu negócio.

2. Aplicação da metodologia nos processos e fluxos de trabalho da empresa

Nesta etapa é iniciada a implantação da metodologia de trabalho e executada todos os serviços de rotina, incluindo as integrações e automatizações definidas na etapa anterior.

É o momento de tornar todos os processos alinhados e bem integrados, ou seja, é o momento de você e o seu time financeiro se desprenderem das rotinas que são repetitivas e deixar que o BPO cuide disso.

Aqui já estará em execução todos os processos definidos, que podem ser:

• Controle do contas a pagar e a receber;
• Emissão de notas fiscais e boletos;
• Conciliação bancária;
• Agendamento de pagamentos no banco;
• Cadastro de produtos e fornecedores;
• Acompanhamento de caixa;
• Informações corretas para a contabilidade;
• Entre outros.
  
  

3. Dados precisos que geram relatórios e dashboards

Entramos na parte mais rica do BPO. Além de todos os processos financeiros estarem bem alinhados, você passa a ter números seguros e constantemente atualizados que o apoiarão na tomada de decisão.

Com relatórios que alimentam as informações mais importantes em um único lugar, você passa a verificar a saúde financeira da sua empresa, antecipando qualquer problema e possibilitando que preveja cenários.

Quais são as vantagens em contratar um BPO financeiro?

As rotinas financeiras demandam atenção e tempo, coisas que você dificilmente terá sempre a disposição devido às diversas frentes que acompanha dentro da sua empresa. Além, claro, de nem sempre se ter o conhecimento técnico qualificado e ideal para executar todas as tarefas financeiras.

Esse cenário é muito presente em pequenas e médias empresas, que normalmente contam com equipes financeiras menores, onde há sobrecarga de tempo nas atividades realizadas por seus profissionais e gestores. E é nesse momento que entra a primeira vantagem de contratar um BPO.

O BPO Financeiro evita que os profissionais e gestores da sua empresa sejam sobrecarregados com rotinas que levam um tempo desnecessário do dia a dia. Isso permite que você aproveite ainda mais as competências e tempo de sua equipe para atividades estratégicas e de resultados.

São diversos os benefícios para a contratação, confira abaixo os principais que listamos:

1- Aumento na produtividade do seu financeiro

O BPO Financeiro retira as tarefas rotineiras e burocráticas que consomem um volume de tempo considerável do seu financeiro, aumentando a produtividade e eficácia da sua equipe. Ao retirar essas demandas, você aproveita o ganho de tempo para focar em atividades estratégicas.

2- Controle financeiro minucioso e aumento na segurança

Ter uma empresa externa cuidando das finanças e da rotina traz mais segurança para o seu negócio. Isso porque a estruturação de um BPO Financeiro evita que ocorram falhas nos seus processos, inclusive daqueles que possam gerar prejuízos.

Com uma equipe dedicada e um controle minucioso das finanças, será notável a melhora dos indicadores e da saúde financeira, uma vez que as rotinas passam a ser adequadas para as suas necessidades.

3- Acesso à tecnologia

Ao adquirir um BPO Financeiro a sua empresa passa a ter acesso a tecnologia. Empresas especializadas neste serviço sempre apresentam inovações relacionadas à gestão financeira para dentro dos processos.

É uma ótima oportunidade para ganhar vantagem competitiva, já que as suas atividades se tornam ágeis e nem todos os seus concorrentes estarão executando da mesma forma.

Você passa a ter os seus dados atualizados na nuvem, integrados e automatizados, abrindo mão de todas as planilhas de Excel que ocupavam o seu tempo.

4- Foco nas estratégias do negócio

A terceirização financeira por meio de um BPO torna a sua equipe mais estratégica, principalmente para times reduzidos, que normalmente possuem um controle financeiro próprio que demanda muito.

Com esse modelo mais estratégico a sua empresa volta a ter eficácia no planejamento estratégico, voltando os olhares para a estruturação de outros setores que também influenciam o crescimento saudável.

5- Atendimento e suporte especializado

Já falamos que ter uma equipe de especialistas à disposição é um dos grandes diferenciais do BPO Financeiro. Eles se tornam parte da sua rotina e servem como consultores do seu negócio, ativamente resolvendo dúvidas e apoiando com informações.

Lembrando que as entregas de um BPO dependem daquilo que foi estipulado em contrato.

Leia também: 5 motivos para sua empresa economizar contratando um BPO Financeiro

Quanto custa o serviço de um BPO Financeiro?

Os valores do serviço de um BPO Financeiro podem variar de acordo com as necessidades, perfil, estrutura do time e processos atuais da sua empresa. Essas propostas são personalizadas para atender perfeitamente os desafios de quem contrata.

O que normalmente é considerado na proposta do serviço:

• Porte da empresa;
• Atividades que serão terceirizadas;
• Número de funcionários;
• Regime de tributação;
• Complexidade do serviço e estrutura da área;
• Volume de notas a pagar e a receber;
• Entre outros.

Em questão de valores, os serviços de um BPO podem variar de R$ 600,00/mês para processos mais simples, a mais de R$ 4.000,00/mês para processos mais complexos.

Um cálculo importante:

Você sabe que um time interno totalmente dedicado em diferentes rotinas do financeiro elevam os gastos da sua empresa. E muitas vezes não é o melhor momento de assumir esses gastos. 

Diferente de um BPO Financeiro, que não é uma equipe interna contratada, mas é um time de especialistas dedicado ao seu financeiro. E o melhor: não possui encargos, tornando o serviço um ótimo custo/benefício para a sua empresa.

Sobre o BPO Financeiro da Sinapse Finance

Um time de especialistas cuidando da saúde financeira da sua empresa. Com nosso BPO Financeiro, você não se preocupa mais com a perda de prazos, inadimplência e dados errados no ERP. 

Utilizamos tecnologia e metodologia exclusiva para cuidar das rotinas e dos processos mais importantes do seu financeiro: 

• Faturamento e contas a receber
• Contas a pagar
• Interface com a contabilidade
• Acompanhamento de caixa
• Emissão de boletos e notas fiscais
• Conciliação de caixa
• Gestão de aplicações financeiras

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