6 processos manuais que a sua empresa deve automatizar

Toda empresa em crescimento busca melhorar seus resultados reduzindo custos, isso envolve uma boa gestão e a otimização de todas as atividades realizadas por cada área.

A automatização de processos conta com a tecnologia para realizar tarefas que antes eram executadas manualmente. Ela não substitui a atuação de um profissional, mas facilita as atividades diárias que ocupam muito tempo do seu dia.

Neste artigo, explicaremos o que é e como funciona uma automatização financeira. Detalhando quais são as etapas e os principais processos que a sua empresa deveria mudar hoje.

Boa leitura!

O que é automatização de processos

A automatização de processos é transformar as principais tarefas manuais da rotina de um negócio em atividades “automáticas”, ou seja, elas passam a ser realizadas de forma automatizada com a ajuda da tecnologia.

As empresas que automatizam os seus processos se tornam mais competitivas, já que otimizam o tempo e as atividades realizadas diariamente por suas áreas. Isso permite que os esforços e o conhecimento dos seus profissionais sejam voltados para funções que visam o crescimento do negócio.

Existem diferentes formas de automatizar um processo, no decorrer do texto vamos mostrar quais são as etapas recomendadas e os principais processos que a sua empresa pode automatizar no setor financeiro.

Automatização de processos financeiros

A automatização do setor financeiro torna a operação financeira eficiente e melhora a execução de processos internos.

Com o uso dessa tecnologia, o volume das tarefas executadas manualmente reduzem, junto com a possibilidade de falhas humanas, já que o sistema é preciso e identifica imediatamente inconformidades, agilizando a ação do profissional para solucionar o problema.

As empresas podem automatizar no seu financeiro, por exemplo:

• Contas a Pagar
• Contas a Receber
• Faturamento
• Compras
• Reembolso
• Conciliação de Caixa
  
  

Além de tornar preciso o processo, essa estratégia quando bem planejada e implementada traz diversos benefícios. É possível reduzir os custos da área, aumentar a produtividade do time e diminuir a ocorrência de falhas.

Etapas para a automatização de um processo

Antes de começarmos a contar sobre as etapas, a empresa precisa estar preparada para sair de um ambiente manual e ir para o digital. Feito esse preparo, estará pronta para iniciar a implementação.

Confira abaixo as etapas que irão ajudar o seu negócio a fazer isso da melhor maneira:

- Faça um mapeamento completo

O primeiro passo é verificar todos os processos internos da empresa e ter uma visão sistêmica de toda a operação. Ao realizar essa análise completa, você identifica possíveis atividades duplicadas ou que não são necessárias.

Existem casos em que são identificadas outras situações: como documentos físicos, tarefas manuais e fontes ou informações em diferentes lugares.

Ao identificar todos os problemas, é hora de separar todos os processos que sua empresa quer tornar mais eficiente.

- Avalie cada processo e desenvolva o seu potencial

Esse é o momento que devemos selecionar cada processo e avaliar o potencial que ele terá com a automatização. Os custos serão reduzidos a longo prazo? O recurso investido será superado? Esse processo eliminará erros?

Levante todos os prós e contras de cada processo, esse desenho permitirá que busque fornecedores capazes de executar a sua proposta com o momento do seu negócio.

- Defina um cronograma e uma equipe para implementar

Nessa etapa, recomendamos que comece com os processos mais simples. Lembrando sempre de envolver no cronograma, os testes que devem ser feitos e os responsáveis da área.

- Programe treinamentos

Sempre que houver uma automatização, faça treinamentos com o time. Garanta a utilização correta de todas as funcionalidades dos sistemas que serão usados.

Além disso, ao eliminar da rotina tarefas manuais, a empresa poderá explorar o conhecimento e experiência dos seus profissionais para outras estratégias e melhorias que visam o crescimento.

- Faça um monitoramento constante

A empresa somente alavancará a produtividade se avaliar e acompanhar os resultados gerados. Para isso é necessário um monitoramento constante.

Essa análise normalmente é feita por indicadores e gráficos, que permitem confirmar os avanços e localizar pontos de melhorias.

E não se preocupe! Caso não saiba como fazer o mapeamento e a automatização, a Sinapse possui uma plataforma que simplifica a sua rotina financeira. Faça um diagnóstico com um de nossos especialistas.

Os seis principais processos que você deveria automatizar no seu financeiro

O financeiro é o setor responsável pela distribuição de todos os recursos disponíveis. Ele é quem mantém o funcionamento saudável de um negócio.

Você lembra quando falamos que uma das vantagens da automatização é a possibilidade de liberar todo o potencial da sua equipe para funções mais estratégicas? Isso só acontece quando a empresa deixa para trás todos os processos manuais que desperdiçam o tempo dos seus profissionais.

Pensando na gestão eficiente, no uso da tecnologia a favor e no melhor aproveitamento do setor financeiro, listamos os seis principais processos mais tediosos e demorados que as empresas (provavelmente) ainda fazem manualmente. São eles:

1. Faturamento

Se um dos objetivos da empresa é melhorar o controle dos processos e otimizar o gerenciamento das cobranças, a automatização do faturamento é essencial.

Isso porque, ela permite que você configure o envio automático de notas fiscais e boletos bancários em datas estabelecidas pela sua área. Reduzindo as chances de erros ou atrasos.

Um faturamento automatizado pode ajudar a empresa a receber pagamentos mais rapidamente.

2. Emissão e Conciliação do Contas a Receber

O contas a receber envolve todos os valores que entram no caixa de uma empresa, por exemplo, com vendas de produtos ou serviços.

Apesar de ser um processo importante para qualquer negócio, nem sempre é gerenciado da melhor forma. São encontrados problemas comuns como, por exemplo:

• Vencimentos que geram cobranças atrasadas;
• Não coletar todas as informações necessárias para registro;
• Usar diferentes planilhas e fontes de dados;
• Entre outros.

Quando identificamos essas falhas no processo, fica mais fácil de entender que essa automatização resolveria a sua rotina financeira.

A tecnologia substitui as ações realizadas por sua equipe (fator humano) por tarefas executadas por um software. Conforme a implementação vai acontecendo, são eliminados os processos repetitivos e manuais da sua equipe.

A automatização das contas a receber de uma empresa permite criar notificações e fluxos automáticos. Por exemplo, fluxos de notificação para os clientes que a fatura ultrapassa o vencimento.

3. Compras

O processo de compras é considerado estratégico para as empresas, por envolver a escolha dos fornecedores e os insumos que fazem parte do negócio. E por isso, é um dos processos que podem ter mais benefícios com a automatização.

Com um sistema integrado e automatizado, as informações ficam centralizadas em um único ambiente, ficando à disposição de qualquer pessoa que exerça a função de comprador.

A automatização do processo de compras traz mais agilidade, maior confiabilidade e reduz erros, integrando todos os setores da empresa.

4. Pagamento e Conciliação do Contas a Pagar

Além de ser um dos processos mais demorados, garantir que as contas da sua empresa sejam pagas corretamente é uma das atividades mais importantes do seu setor financeiro.

Para grande parte das pequenas e médias empresas, processar as faturas envolve verificar informações, enviar para a aprovação, processar o pagamento e, por fim, registrar a transação. É uma atividade que envolve várias etapas e aumenta o risco de atrasos ou alto volume de execução.

A automatização do contas a pagar padroniza e digitaliza as faturas, retirando todas as informações com precisão e segurança. Isso ajuda no processo e economia do tempo e dinheiro do seu negócio.

Um contas a pagar quando bem estruturado, mantêm um ótimo relacionamento da empresa com os seus fornecedores.

5. Reembolso

Todos os gastos que ocorrem a serviço de uma empresa precisam ser declarados e registrados pelo financeiro e contabilidade. Por isso, é fundamental melhorar essa experiência e tornar o processo mais ágil.

Quando implementamos um processo automatizado de reembolso, a empresa substitui todas as soluções baratas já utilizadas, como as declarações em papel, via e-mail ou planilhas de Excel.

A equipe responsável passa a ter uma automação precisa, recebendo e enviando notificações cada vez que uma solicitação (despesa) entra em fases específicas. Isso poupa o tempo do seu financeiro que antes precisa fazer todo o processo manualmente.

O processo de reembolso automatizado e com fluxos bem estruturados, melhora o desempenho e entrega da área. Reduzindo despesas que contenham erros ou ausência de informações.

6. Conciliação de Caixa

A conciliação de caixa funciona como um termômetro da saúde financeira de uma empresa. Quando esse controle financeiro é ineficiente, o risco de falhas no planejamento pode até levar um negócio à falência ou acúmulo de dívidas.

O processo faz o levantamento de tudo o que foi pago e/ou recebido, integrando e trocando de informações entre o banco e a empresa.

Essas informações são inseridas de forma automática no sistema que cuida da conciliação bancária, tornando os processos ágeis e com menos erros ou falhas.

Como usar a plataforma Sinapse para automatizar os seus processos financeiros

Com a plataforma Sinapse, você consegue acessar todas as informações financeiras da sua empresa em um só lugar, para uma tomada de decisão baseada em dados.

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