A importância da conciliação bancária para a sua empresa

A conciliação bancária é uma das atividades financeiras mais importantes que a sua empresa deve fazer para manter as contas em dia. Lembrando que uma boa saúde financeira tem um impacto positivo nos seus resultados.

Apesar de ser importante e com tecnologias e serviços disponíveis para facilitá-la, existem empreendedores que devido à falta de conhecimento ou tempo, não a utilizam ou ainda fazem manualmente.

Pensando nisso, vamos aprofundar no tema e explicar do conceito ao passo a passo de como fazer uma conciliação bancária eficaz e correta.

O que é conciliação bancária?

Se você já conferiu e comparou o saldo da sua conta bancária com algum controle financeiro interno feito em planilha ou software, você fez uma conciliação bancária.

A conciliação bancária é a atividade de comparar os valores que entraram e saíram da sua conta com os dados armazenados na sua gestão financeira interna.

Nota: É importante a organização de todos os pagamentos recebidos da sua empresa para serem comparados com o seu extrato bancário.

O objetivo é sempre verificar se os dados estão coincidindo com o saldo final ou se há inconsistências nas informações.

Lembrando que a conciliação bancária também envolve todas as saídas da sua conta bancária, ou seja, contas em débito automático, fornecedores, prestações, tudo entrará nela.

Uma empresa que controla corretamente a sua conciliação evita erros nas suas operações financeiras, multas, atrasos e otimiza o seu controle financeiro.

Quando fazer uma conciliação bancária?

Normalmente a conciliação bancária é realizada em todo recebimento do extrato bancário, mas a periodicidade varia do volume de transações que a sua empresa faz.

Por isso, é essencial que todas as suas informações de transação estejam organizadas e registradas.

E caso você já possua um sistema que faça a sua gestão, não precisa se atentar ao que foi dito acima, já que esses processos e os seus registros são automatizados.

Leia também: Fluxo de caixa: o que é, para que serve e como fazer

Como fazer uma conciliação bancária?

Agora chegamos no momento de colocar em ação as boas práticas para que a sua empresa realize uma eficaz conciliação bancária.

Esses 4 passos vão ajudar você e a sua empresa na otimização da gestão financeira:

1 - Lance as suas movimentações diariamente

O primeiro passo é que a sua empresa tenha controle diário de todas as entradas e saídas financeiras. Se houver mais de uma conta bancária disponível, inclua nesse controle.

O que podem envolver essas movimentações (exemplos):

• Pagamentos de tarifas bancárias e impostos;
• Empréstimos;
• Salários dos funcionários;
• Pagamento de fornecedores;
• Recebimentos de clientes.

2 - Verifique os seus saldos

Confira o saldo inicial e final do seu controle interno e o compare com o saldo no seu extrato bancário, eles precisam ser compatíveis. Se houver divergência nesses valores, você precisará investigar e fazer a correção.

Esse é o processo mais importante que te ajuda a organizar as informações, manter o fluxo de caixa atualizado e a boa saúde financeira do seu negócio.

3 - Confira detalhadamente os lançamentos

Analise se todos os lançamentos são feitos nas datas corretas e com os valores corretos, novamente comparando essas informações do seu extrato bancário com o controle financeiro interno.

Se atente também aos prazos de pagamentos, suas tarifas e taxas. Muitas vezes a sua empresa pode estar pagando por serviços a mais que não precisa neste momento. Reavaliar os produtos e serviços bancários que a sua empresa utiliza, ajuda na redução de custos.

4 - Se for preciso, corrija os seus lançamentos

Seguindo os passos anteriores e mantendo a sua conciliação bancária correta, ficará mais fácil de encontrar possíveis divergências ou falhas nas informações.

Caso encontre divergência ou ausência de valores, identifique onde isso ocorreu e corrija as suas diferenças no controle financeiro interno da sua empresa.

E não se esqueça de guardar e arquivar todas as suas notas fiscais, extratos e boletos bancários. Isso ajuda no envio dos documentos para a sua contabilidade.

Evite esses erros na sua conciliação bancária

Já entendemos que a conciliação bancária tem um papel importantíssimo para a sua gestão financeira, mas quais seriam os erros mais comuns encontrados? Como evitar que eles ocorram na sua empresa?

Apontamos dicas do que evitar e manter a sua conciliação bancária sempre aplicada corretamente.

Erro 1: Não definir um responsável

Não definir um responsável para a execução e controle da sua conciliação bancária acarretará em diversos erros e muitos deles apontaremos na sequência.

É comum as empresas terem times mais enxutos, o que torna as tarefas diárias responsabilidade de todos, mas a conciliação bancária precisa de dedicação e um responsável.

Erro 2: Lançamentos errados

Os lançamentos das informações podem ter divergência por erros que nem sempre estão nos seus valores, mas sim na sua descrição.

É importante que os lançamentos sejam descritos por suas modalidades e registrados dentro da sua categoria. Qualquer uma dessas informações erradas, conflitam na sua conciliação.

Erro 3: Não armazenar os documentos

Não armazenar os documentos é um erro grave na conciliação bancária e mais comum do que se pensa.

Os documentos são os registros de todas as suas movimentações e necessários para eventuais correções nos dados, verificações ou até mesmo auditorias.

A Sinapse Finance apoia a sua empresa na conciliação bancária

Com nosso BPO Financeiro, nossos especialistas analisam os saldos e registros de entradas e saídas e conciliam os movimentos financeiros diários da sua empresa. Facilitando a sua rotina e coleta de informações.