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Com o trabalho remoto, que teve impulso desde a Covid-19, houve o crescimento da automatização de processos financeiros, segundo a Fecomercio de São Paulo.
No entanto, mesmo antes da pandemia já havia a necessidade de o mundo financeiro adotar métodos de trabalho dinâmicos e mais eficientes.
O uso de tecnologias digitais de nova geração e o aprendizado de máquina se tornaram uma realidade nas empresas.
Nas mãos certas, um maior nível de automação se torna uma ferramenta poderosa com a qual os profissionais e os gestores têm a possibilidade de otimizar processos e trazer mais eficácia nas finanças.
Então, continue lendo para entender como funciona.
O que é automatização de processos financeiros?
Automatizar processos financeiros significa otimizar tempo e recursos para realização de determinadas atividades, com a vantagem da redução de falhas humanas.
Atividades financeiras como consolidações, encerramentos, folha de pagamento e gestão de relatórios são alguns exemplos de atividades em que se pode adotar um software com o intuito de obter melhores resultados nas rotinas contábeis.
Além disso, combinar inteligência artificial e automação permite que os procedimentos sejam gerenciados de forma mais segura.
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Passo a passo para automatização de processos financeiros
Vamos ver agora as etapas iniciais que precisam ser seguidas para tornar as etapas operacionais e estratégicas mais eficientes na organização.
Mapear as necessidades
O primeiro passo é fazer um mapeamento de quais procedimentos financeiros precisam ser automatizados.
Entre esses processos, incluem-se: faturamento, reajuste de contratos, registro de boleto, cobranças, relatórios e outros.
Ao saber com antecedência quais processos serão desenvolvidos no sistema, os gestores e as equipes podem sugerir melhorias e decidir o que faz mais sentido automatizar.
Utilizar um software
Usar um bom software permite aos integrantes da equipe financeira e a outros departamentos a possibilidade de acesso a todas as informações relevantes com dados atualizados.
A gestão das áreas contábil e financeira se beneficia com um monitoramento constante e eficaz.
Existe ainda a vantagem de eliminar possíveis erros que podem acontecer no controle manual de planilhas.
A força dos softwares está também no fato de direcionar as empresas para uma expansão mais rápida e segura de seus negócios.
Integrar as áreas com automatização
Muitas das funções financeiras podem demorar a se adaptar e atuar em conjunto na empresa sem a automatização de processos financeiros.
Por exemplo, gestão de fornecedores, contabilidade, auditoria e compras são elementos chave que se tornam mais eficazes com o uso de um software.
O processamento de transações é algo que a área financeira precisa atualizar constantemente, seja para análise de faturas, lançamentos contábeis e diversos outros documentos.
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Exemplos de automatização de processos financeiros
São inúmeros os procedimentos que podem ser realizados com processos automatizados. A seguir daremos alguns exemplos para que você tenha uma ideia de como acontece na prática.
Contas a Pagar
Com a automação é muito mais seguro ter o controle sobre as contas a pagar.
Inclusive, é possível detectar em tempo real a presença de pagamentos suspeitos ou equivocados.
Assim, reduzem-se os riscos que podem existir com as revisões manuais das faturas.
Além disso, um sistema automatizado possibilita aumentar significativamente o volume de faturas analisadas e controladas, em um menor tempo.
E isso significa verificar com precisão se a empresa está com os pagamentos em dia.
Fluxo de pagamento das notas fiscais
Garantir a conformidade com a lei é algo de grande importância para as empresas. É preciso estar de acordo com as regras vigentes, cujas infrações podem acarretar multas.
Dependendo do caso, se não há correta emissão das notas fiscais, pode-se até incorrer em sonegação fiscal.
Por isso, para simplificar o trabalho, as empresas que utilizam automatização de processos financeiros evitam esse tipo de problema.
Solicitações de reembolso de despesas
No departamento financeiro, as solicitações fazem parte das despesas e envolvem procedimentos operacionais e burocráticos.
São geradas muitas notas, comprovantes e papéis que confirmam as transações.
Então, é preciso fazer o pagamento, e o mesmo deve ser autorizado pelo gestor responsável antes de ser realizado.
Para otimizar essas informações, um sistema automático funciona justamente para que os dados sejam cruzados de modo que o contador saiba da autorização de pagamentos pelo próprio sistema.
Compras & Procurement
Muitas vezes, os pedidos de compra apresentam dados incompletos ou equivocados.
Alguns dos problemas que podem surgir são o controle indevido dos gastos e entraves de visibilidade de pedidos de última hora ou mesmo compras não registradas nos processos de procurement da organização.
Além disso, pode haver questões de compliance não resolvidas em contratos, que precisam de exames do setor financeiro em relação aos fornecedores.
Com a automatização de processos financeiros, diversos gargalos são eliminados e é possível padronizar cada etapa.
Quando o software é equipado com os ERPs, há muito mais consistência e agilidade nas decisões.
Vantagens de automatizar os processos financeiros
Muitas vezes, tendemos a focar exclusivamente em economizar tempo e aumentar a produtividade, em virtude do trabalho menos humano exigido.
Na verdade, os benefícios advindos da automação podem impactar positivamente todo o negócio. Eles atuam em elementos-chave e transversais em diversos cargos e funções da empresa.
Vamos ver agora alguns desses benefícios.
Melhor comunicação corporativa entre funções e departamentos
A automação de processos pode reduzir significativamente o fluxo contínuo de e-mails e telefonemas entre diferentes departamentos da empresa para coordenar a execução de processos e atividades.
Se os processos interdepartamentais forem automatizados, com visibilidade para todos os envolvidos, cada função da empresa saberá pelo software o que terá que fazer e como.
Além disso, devido ao gerenciamento centralizado de processos, todas as operações, solicitações ou alterações serão registradas e rastreadas, reduzindo o risco de perda de dados.
Maior ciência dos dados e de responsabilidades
Uma vez que a automatização de processos financeiros requer necessariamente um planejamento, existe maior ciência de funções e responsabilidades que vão facilitar a definição de hierarquias e relações entre funções e departamentos.
Assim, os processos serão projetados para estabelecer com precisão quem deve atribuir tarefas, fornecer entradas, aprovar ou rejeitar saídas.
Reduzir custos, ineficiências e erros
Erros devido à intervenção humana a respeito de dados e ineficiências operacionais podem trazer altos custos para os negócios.
Por exemplo, entre os elementos que podem reduzir as margens de vendas da empresa e gerar custos adicionais, cabe mencionar:
- pedidos e solicitações processados com atraso;
- falta de materiais e documentos;
- departamentos descoordenados;
- remessas lentas ou incorretas;
- inconsistências contábeis.
A automatização de processos financeiros torna toda a cadeia de valor mais eficiente em termos de custos e produtividade. Consequentemente, também afeta a satisfação do cliente final.
Já imaginou que problema haveria para a entrega final de um produto ao cliente se o pagamento for feito em atraso ao fornecedor?
Todas essas questões podem afetar a lucratividade da empresa no curto, médio e longo prazo.
Maior capacidade de controle e análise
A gestão dos processos centralizada em um software ou em plataformas digitais permite conhecer o estado de cada processo a qualquer momento.
Por exemplo, se você vende online em um e-commerce, poderá saber o status de atendimento de cada pedido e sempre ter o quadro geral sob controle.
Isso vale também para a gestão de estoques em empresas físicas, cujo controle de entradas e saídas, bem como seus respectivos pagamentos, precisam estar bem alinhados.
Ações corretivas mais imediatas
Além de poder avaliar com mais facilidade o progresso das atividades, será mais fácil identificar problemas imediatos e adotar ações corretivas.
Muitas vezes, para intervir em processos empresariais não automatizados, é necessário aguardar a sua conclusão. Ou, no pior dos casos, esperar a ocorrência de um maior número de problemas até que sejam detectados.
Em vez disso, a automatização de processos financeiros é uma solução mais eficaz.
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